Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe App mit der Versorgungskasse Oldenburg (VKO) ist mit einem sicheren Verschlüsselungsverfahren abgesichert. Um Risiken wie den Missbrauch durch Dritte – z. B. durch Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger Geräte, mit denen die App genutzt wird – einzuschränken, ist für den Login in die Beihilfe App neben der Benutzererkennung das von der Nutzerin oder dem Nutzer vergebene Passwort und die Transaktionsnummer (TAN), welche der Nutzerin oder dem Nutzer im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpostzugeschickt wird, notwendig.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls die Nutzerin oder der Nutzer die Beihilfe App mit einem neuen oder weiteren Gerät benutzen möchte, benötigt sie oder er also eine weitere TAN.

Zusätzlich empfehlen wir,

• die Geräte mit einer Code-Sperre oder einem sicheren Passwort zu schützen,
• die App mit einem sicheren Passwort zu schützen,
• Datensicherungen stets zu verschlüsseln,
• bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte ausgespäht werden.

Die Datenspeicherung auf dem Endgerät erfolgt auf eigene Gefahr. Die VKO übernimmt hierfür keine Haftung.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche/r im Sinne des DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die

Versorgungskasse Oldenburg (VKO)
Telefon: (0441) 21 89 5 - 0
Nadorster Straße 155
26123 Oldenburg

E-Mail: info@versorgungskasse-oldenburg.de

Hinweis für Screenreader: Die E-Mail-Adresse ist info [at] versorgungskasse [minus] oldenburg [punkt] de

2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw. arbeitsvertraglicher Regelungen.

3. Personenbezogene Daten

Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des Nutzers werden im ISH (IBM Service Hub) der IBM gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit den Daten der bei uns als Beihilfeberechtigte geführten Personen abgeglichen und aktualisiert.

Identifikationsdaten:

• Merkmale zur Identifikation des Nutzers (User ID, App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID, Face-ID), TAN).
• Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung)
• Starten der App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der App notwendig sind,
gespeichert.

Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an die VKO übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die App, wenn die Belege eingegangen sind.

4. Empfänger der Daten

Die VKO hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der App beauftragt. Empfänger der Daten ist die VKO (Antrags- und Belegdaten) sowie die Nutzerin oder der Nutzer der App.

Die von den Nutzerinnen und Nutzern bzw. von der VKO bereitgestellten Dokumente sind im ISH so verschlüsselt, dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.

Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können die Daten von diversen mobilen Endgeräten abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

5. Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 94 Abs. 2 des Gesetzes über die Beamtinnen und Beamten des Landes Niedersachsen (Landesbeamtengesetz - NBG).
 

6. Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um folgende Rechte:

• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)
• Recht auf Löschung (Artikel 17 EU-DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO)

7. Widerruf der Einwilligungserklärung

Ein Widerruf der Einwilligungserklärung ist jederzeit mit dem Löschen der Beihilfe App möglich. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht die Möglichkeit, bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (LFD) eine Beschwerde einzulegen.

Postanschrift:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Hinweis für Screenreader: Die E-Mail-Adresse ist poststelle [at] lfd [punkt] niedersachsen [punkt] de

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der VKO

Bei Fragen zum Datenschutz bzw. Datensicherheit können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten der VKO wenden. Die VKO bedient sich für die Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten eines externen Dienstleisters.

Kontaktdaten:

Datenschutzbeauftragter
Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg
Elsässer Straße 66
26121 Oldenburg
Tel. 0441 9714 2877

E-Mail: datenschutz@kdo.de

Hinweis für Screenreader: Die E-Mail-Adresse ist datenschutz [at] kdo [punkt] de.