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KVSA-Nutzungsbedingungen für die Beihilfe-App

I. Grundsatz

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Beihilfe App.

Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu modifizieren und sie an technische, organisatorische oder rechtliche Entwicklungen sowie Erweiterungen des Service-angebots anzupassen. Wir informieren Sie über Änderungen der Nutzungsbedingungen per Push-Benachrichtigung. Im Falle einer weiteren Nutzung der App gehen wir davon aus, dass Sie den aktualisierten Nutzungsbedingungen konkludent zugestimmt haben.

II. Datenschutz

Mit der Beihilfe App werden personen- und gesundheitsbezogene Daten übermittelt oder zur Verfügung gestellt. Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie uns gegenüber Ihre Einwilligung, dass die übermittelten Informationen datenschutzkonform genutzt werden.

Mehr zum Datenschutz rund um die App unter https://www.kvsa-magdeburg.de/Kurzmenü/Datenschutz/

III. Unsere Sicherheitsvorkehrungen

1. Login und Geräteregistrierung

Für den Login in die Beihilfe App verwenden Sie das von Ihnen vergebene Passwort (alternativ: Touch-ID oder Face-ID) und die Transaktionsnummer (TAN). Die TAN geht Ihnen im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der KVSA -Beihilfeumlagekasse hinterlegte Anschrift zu.  

Bitte beachten Sie, dass die TAN zu Ihrer Sicherheit gerätebezogen ist. Falls Sie also die Beihilfe App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN. Auch diese geht Ihnen automatisch zu, sobald Sie sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registrieren.

Ihre in Deutschland im Rechenzentrum des IBM Service Hub (im Folgenden: ISH) gespeicherten Daten (siehe VI. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH) bleiben Ihnen auch bei dem Wechsel oder der Nutzung eines weiteren bzw. anderen Endgeräts erhalten.

2. Verschlüsselung

Alle Daten sind mit einer 4096-Bit-Verschlüsselung geschützt.

3. Automatischer Logout bei Inaktivität

Sollten Sie die App für einige Zeit nicht nutzen oder diese im Hintergrund geöffnet halten, erfolgt    ein automatischer Logout nach 10 Minuten.

IV. Ihre Sicherheitsvorkehrungen

1. Schutz vor Zugriff durch Dritte

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass kein Dritter in den Besitz der Benutzerkennung, der TAN und ggf. des Passworts gelangt. Haben Sie den Verdacht, dass jemandem, insbesondere das Passwort und bzw. oder die TAN unberechtigt bekannt sind oder diese unberechtigt verwendet werden, setzen Sie sich unverzüglich mit uns per E-Mail an support@meine-beihilfe.app in Verbindung. Wir sorgen zeitnah dafür, dass mit dem betroffenen Gerät selbst mit Ihren Zugangsdaten kein Zugriff auf die App mehr möglich ist. In diesem Fall müssen Sie sich erneut registrieren und erhalten für das betroffene Endgerät eine neue TAN.

Gleiches gilt bei dem Verlust eines Endgeräts, mit dem Sie die Beihilfe App nutzen.

Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch eine Verletzung vorstehender Sorgfaltspflichten entstehen.

2. Manueller Logout 

Wir empfehlen, dass Sie sich direkt nach Erledigung Ihres Anliegens stets manuell aus der Beihilfe App ausloggen.

3. Aktualisierung des Betriebssystems

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem Ihres Endgeräts, damit es hinsichtlich der Sicherheitsupgrades immer auf dem neuesten Stand ist.

V. Nutzungsumfang der App

1. Einreichen von Unterlagen

Die App ist nur für Personen freigegeben, die bereits in unserem Abrechnungssystem erfasst sind.

Ein Erstantrag Beihilfe muss immer mittels Antrag auf Beihilfe (Langantrag) bei Krankheit und Geburt in Papierform gestellt werden.

Mit der Beihilfe-App ist die Beantragung von Aufwendungen möglich. Daher können mit der App Rechnungsbelege einschließlich der dazugehörigen ärztlichen Verordnungen,

Rezepte und weitere Belege zur Erstattung eingereicht werden, die ansonsten mit dem Beihilfeantrag bei Krankheit und Geburt an die Beihilfestelle geschickt werden. Sie müssen keinen Papierantrag mehr ausfüllen.

Eine Beihilfe zu pflegebedingten Aufwendungen kann ebenfalls mit der App beantragt werden. Das Pflegeantragsformular muss nur bei erstmaliger Beantragung von Pflegeleistungen vollständig ausgefüllt abfotografiert werden.

Wenn Änderungen in den persönlichen Verhältnissen vorliegen oder eine (künftige und bereits feststehende) Änderung mitgeteilt werden soll, reichen Sie diese mit den entsprechenden Formularen und Nachweisen/ Dokumenten eigenhändig unterschrieben per App ein. Hiervon ausgenommen sind die Änderungen der Bankverbindung und/oder der Adresse, die per APP zulässig ist.

Anträge für die Anerkennung einer Psychotherapie können nicht mit der App gestellt werden.

Die APP stellt lediglich eine Ergänzung zur Einreichung von Beihilfeanträgen dar.

2. Einreichung von Unterlagen bei Unfällen

Bei der Beantragung von Kosten, die durch einen Unfall mit Schadensersatzansprüchen gegen Dritte entstanden sind, ist immer die ausgefüllte Anlage Unfallmeldung mit der App zu fotografieren und zusammen mit den jeweiligen Belegen einzureichen.

Den Vordruck hierfür finden Sie unter:

https://www.kvsa-magdeburg.de/Beamtenangelegenheiten/Beihilfe/Anspruchsberechtigte/Downloads/

Zur Erstattung eingereichte unfallbezogene Rechnungen und Belege kennzeichnen Sie stets mit einem deutlich sichtbaren U.

3. Versand von Beihilfebescheiden und weiteren Dokumenten

Mittels Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen willigen Sie ein, dass sämtliche Bescheide und Dokumente per App bereitgestellt werden. Die gilt auch dann, wenn Sie sich postalisch an die KVSA Beihilfeumlagekasse gewandt haben. Bescheide und Dokumente, die Ihnen kraft Gesetzes förmlich zugestellt werden müssen, erhalten Sie bis auf weiteres stets auf dem Postweg.

Der Widerspruchsbescheid geht Ihnen postalisch zu.

Es besteht aus Gründen der Rechtssicherheit kein Anspruch auf zusätzliche Übermittlung eines Bescheides oder eines sonstigen Dokuments auf dem Postweg, wenn und soweit Ihnen die KVSA Beihilfeumlagekasse das Dokument erfolgreich über die App bereitgestellt hat.

4. Erhebung von Widersprüchen

Die Widerspruchsfrist beginnt einen Tag nach erfolgtem Erstabruf des Bescheids. Widersprüche können über die Beihilfe App nicht eingereicht werden. Im Übrigen gilt V Punkt 3.

V. Widerruf der Einwilligung in die elektronische Dokumentenübermittlung

Die Übermittlung der Bescheide und Dokumente über die APP kann jederzeit schriftlich per APP widerrufen werden. Nach Eingang des Widerrufs wird diese durch den KVSA unverzüglich eingestellt. Die Bescheide und Dokumente gehen dem Nutzer:Innen dann postalisch zu. 

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die KVSA Beihilfeumlagekasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VI. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH

Die von Ihnen über die Beihilfe App bei uns eingereichten und Ihnen von uns per App übermittelten Dokumente werden verschlüsselt und grundsätzlich unbefristet im ISH gespeichert.

Die von Ihnen per App übermittelten und die von uns bereitgestellten Dokumente können von Ihnen jederzeit im ISH gelöscht werden.

Hiervon unabhängig können Sie bei dem KVSA die Löschung der im ISH gespeicherten Dokumente beantragen. Details siehe https://www.kvsa-magdeburg.de/Kurzmenü/Datenschutz/

VII. Gewährleistung

Die Beihilfe App wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder deren Eignung für bestimmte Verwendungszwecke bereitgestellt.

Der KVSA übernimmt keine Gewähr für Erreichbarkeit, technische Verwertbarkeit und Schadsoftwarefreiheit der Beihilfe App, der Inhalte oder der übermittelten Daten. Der KVSA haftet nicht für technisch bedingte Störungen auf Ihrem Endgerät oder Ausfälle der App. Dies gilt auch hinsichtlich der Ausschlussfristen nach § 54 BBhV, falls etwa infolge einer Störung ein Antrag per App nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt werden kann.

VIII. Verantwortliche Stelle und Betreiber der Beihilfe App

Verantwortliche Stelle:

Kommunaler Versorgungsverband Sachsen-Anhalt
Carl-Miller- Str. 7
39112 Magdeburg
Sachsen-Anhalt
Deutschland
Telefon:  0391 / 62570-0
E-Mail: mail@kvsa-magdeburg.de

Betreiber der Beihilfe App:

Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw)
Zumsandestraße 12
48145 Münster
Nordrhein-Westfalen
Deutschland
Tel: 0251 / 591 - 6749
E-Mail: kvw@kvw-muenster.de 

Datum der Veröffentlichung: 29.11.2023