Nutzungsbedingungen für die Beihilfe-App der Kommunalen Versorgungskasse Darmstadt (Versorgungskasse)

I      Grundsatz

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Beihilfe-App.

Die Versorgungskasse behält sich das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu modifizieren und sie an technische, organisatorische oder rechtliche Entwicklungen sowie Erweiterungen des Service-Angebots anzupassen. Über Änderungen der Nutzungsbedingungen werden Sie per Push-Benachrichtigung informiert. Im Falle einer weiteren Nutzung der Beihilfe-App wird davon ausgegangen, dass Sie den aktualisierten Nutzungsbedingungen konkludent zugestimmt haben.

II     Datenschutz

Mit der Beihilfe-App werden personen- und gesundheitsbezogene Daten übermittelt oder zur Verfügung gestellt. Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie gegenüber der Versorgungskasse Ihre Einwilligung, dass die übermittelten Informationen datenschutzkonform genutzt werden.

III    Unsere Sicherheitsvorkehrungen

1.    Log-in und Geräteregistrierung

Für das Log-in in die Beihilfe-App verwenden Sie das von Ihnen vergebene Passwort (alternativ: Touch-ID oder Face-ID) und die Transaktionsnummer (TAN). Die TAN lassen wir Ihnen im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre bei der Versorgungskasse hinterlegte Anschrift zukommen.

Bitte beachten Sie, dass die TAN zu Ihrer Sicherheit gerätebezogen ist. Falls Sie also die Beihilfe-App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN. Auch diese lassen wir Ihnen automatisch zukommen, sobald Sie sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registrieren.

Ihre in Deutschland im Rechenzentrum des IBM Service Hub (im Folgenden: ISH) gespeicherten Daten (siehe VII. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH) bleiben Ihnen auch bei dem Wechsel oder der Nutzung eines weiteren bzw. anderen Endgeräts erhalten.

2.    Verschlüsselung

Alle Daten sind mit einer 4096-Bit-Verschlüsselung geschützt.

3.    Automatischer Log-out bei Inaktivität

Bei der Beihilfe-App erfolgt ein automatischer Log-out, sollten Sie die Beihilfe-App für einige Zeit nicht nutzen oder diese im Hintergrund geöffnet halten. Dieser automatische Log-out erfolgt nach 10 Minuten.

IV    Ihre Sicherheitsvorkehrungen

1.    Schutz vor Zugriff durch Dritte

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass kein Dritter in den Besitz der Benutzerkennung, der TAN und ggf. des Passworts gelangt. Haben Sie den Verdacht, dass einer anderen Person insbesondere das Passwort und bzw. oder die TAN unberechtigt bekannt sind oder dass diese unberechtigt verwendet werden, setzen Sie sich unverzüglich mit uns per E-Mail an

support@meine-beihilfe.app

in Verbindung. Wir sorgen dann zeitnah dafür, dass mit dem betroffenen Gerät selbst mit Ihren Zugangsdaten kein Zugriff auf die Beihilfe-App mehr möglich ist. In diesem Fall müssen Sie sich erneut registrieren und erhalten für das betroffene Endgerät eine neue TAN.

Gleiches gilt bei dem Verlust eines Endgeräts, mit dem Sie die Beihilfe-App nutzen.

Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch eine Verletzung vorstehender Sorgfaltspflichten entstehen.

2.    Manueller Log-out 

Wir empfehlen, dass Sie sich direkt nach Erledigung Ihres Anliegens stets manuell aus der Beihilfe-App ausloggen.

3.    Aktualisierung des Betriebssystems

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem Ihres Endgeräts, damit es hinsichtlich der Sicherheitsupgrades immer auf dem neuesten Stand ist.

V     Nutzungsumfang der Beihilfe-App

1.    Einreichen von Unterlagen

Mit der Beihilfe-App können neben Rechnungen, Rezepten, ärztlichen Verordnungen und weiteren Belegen zur Erstattung (Antrag auf Zahlung einer Beihilfe) auch sämtliche weitere Dokumente (Ausnahme: Widerspruch, siehe folgende Nr. 3) übermittelt werden.

Ein Antrag auf Zahlung einer Beihilfe kann demnach auch gestellt werden, wenn z. B. Änderungen in den persönlichen Verhältnissen vorliegen oder eine (künftige und bereits feststehende) Änderung mitgeteilt werden soll. In diesen Fällen reichen Sie einfach die entsprechenden Nachweise und Dokumente zusammen mit der dafür vorgesehenen Anlage zum Beihilfeantrag über die Beihilfe-App ein.

Für die Mitteilung von Änderungen in Ihren persönlichen Verhältnissen oder denen Ihrer berücksichtigungsfähigen Angehörigen stehen Ihnen folgende Anlagen zum Beihilfeantrag zur Verfügung:

Anlage Antragstellerin/Antragsteller

Anlage Ehegattin/Ehegatte/Lebenspartnerin/Lebenspartner

Anlage Kind

Stehen die geltend gemachten Aufwendungen in Zusammenhang mit einem Unfall, kann eine Bearbeitung der Aufwendungen nur erfolgen, wenn die Beihilfe zusammen mit der

Anlage Unfall

geltend gemacht wird. Für die erstmalige Beantragung pflegebedingter Aufwendungen fotografieren Sie bitte zusätzlich die vollständig ausgefüllte

Anlage Pflege.

Für die Beantragung einer Abschlagszahlung bei stationärer Krankenhausbehandlung steht Ihnen der Vordruck

Antrag auf Abschlagszahlung bei stationärer Krankenhausbehandlung

zur Verfügung.

Sie erhalten alle Anlagen sowie den Vordruck über die Internetseite der Versorgungskasse www.vk-darmstadt.de unter Beihilfe/Anträge und Formulare/Recht Hessen oder Recht Rheinland-Pfalz.

2.    Versand von Beihilfebescheiden und weiteren Dokumenten

Mit Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen willigen Sie ein, dass sämtliche Bescheide und Dokumente per App bereitgestellt werden. Dies gilt auch dann, wenn Sie sich postalisch an die Versorgungskasse gewandt haben. Bescheide und Dokumente, die Ihnen kraft Gesetzes förmlich zugestellt werden müssen, erhalten Sie bis auf weiteres stets auf dem Postweg. Hierzu zählt etwa ein Widerspruchsbescheid.

Es besteht aus Gründen der Rechtssicherheit kein Anspruch auf zusätzliche Übermittlung eines Bescheides oder eines sonstigen Dokuments auf dem Postweg, wenn und soweit Ihnen die Versorgungskasse das Dokument erfolgreich über die App bereitgestellt hat.

3.    Erhebung von Widersprüchen

Widersprüche können nicht über die Beihilfe-App eingereicht werden. Dies gilt auch dann, wenn die Versorgungskasse selbst Adressatin des Widerspruchs ist. Widersprüche, die über die Beihilfe-App eingereicht werden, entsprechen nicht der gesetzlich erforderlichen Schriftform. Auch ein eigenhändig unterschriebener Widerspruch erfüllt nicht die gesetzlich erforderliche Schriftform, wenn dieser als Foto oder PDF-Dokument über die Beihilfe-App eingereicht wird.

Welche Möglichkeiten bestehen, einen Widerspruch fristwahrend einzureichen, entnehmen Sie bitte der Rechtsbehelfsbelehrung des Beihilfebescheids.

VI    Widerruf der Einwilligung in die elektronische Dokumentenübermittlung

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die Versorgungskasse über die Beihilfe-App kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf muss schriftlich erfolgen.

Nach Eingang des Widerrufs wird die Übermittlung von elektronischen Dokumenten eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die Versorgungskasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

VII   Speichern und Löschen der Dokumente im ISH

Die von Ihnen über die Beihilfe-App bei uns eingereichten und Ihnen von uns über die Beihilfe-App übermittelten Dokumente werden verschlüsselt und grundsätzlich unbefristet im ISH gespeichert.

Die von Ihnen per Beihilfe-App übermittelten und die von uns bereitgestellten Dokumente können von Ihnen jederzeit im ISH gelöscht werden.

Hiervon unabhängig können Sie bei der Versorgungskasse die Löschung der im ISH gespeicherten Dokumente beantragen.

VIII  Gewährleistung

Die Beihilfe-App wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder deren Eignung für bestimmte Verwendungszwecke bereitgestellt.

Wir übernehmen keine Gewähr für Erreichbarkeit, technische Verwertbarkeit und Schadsoftwarefreiheit der Beihilfe-App, der Inhalte oder der übermittelten Daten. Die Versorgungskasse haftet nicht für technisch bedingte Störungen auf Ihrem Endgerät oder Ausfälle der Beihilfe-App. Dies gilt auch, falls etwa infolge einer Störung ein Antrag per Beihilfe-App nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt werden kann.

IX    Verantwortliche Stelle und Betreiber der Beihilfe-App

Kommunale Versorgungskasse Darmstadt

Bartningstraße 55

64289 Darmstadt

Tel.: 06151 706-0

Fax: 06151 706-200

E-Mail: vk@vk-darmstadt.de

Datum der Veröffentlichung: 18.01.2024