Datenschutzerklärung für die Beihilfe-App der Kommunalen Versorgungskasse Darmstadt (Versorgungskasse)

I      Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe-App ist mit einem sicheren Verschlüsselungsverfahren (4096-Bit-Verschlüsselung) abgesichert. Um den Missbrauch durch Dritte (z. B. Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger Geräte, mit denen die Beihilfe-App genutzt wird) einzuschränken, ist für das Log-in in die Beihilfe-App, die Benutzerkennung, das individuelle Passwort und die Transaktionsnummer (TAN) erforderlich. Die TAN wird im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre bei der Versorgungskasse hinterlegte Anschrift zugeschickt. Anstelle eines Passworts können Sie auch die Touch-ID oder die Face-ID verwenden.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls Sie die Beihilfe-App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN. Diese wird Ihnen ebenso automatisch per Briefpost übermittelt, sobald Sie sich auf dem weiteren Gerät registriert haben.

Zusätzlich empfehlen wir,

Eine Gerätesperre mittels eines Passwortes, PIN, Face-ID oder Touch-ID zu verwenden, damit die Daten in der Beihilfe-App vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind.

Ein sicheres Passwort für die Beihilfe-App zu verwenden, falls Sie weder Face-ID noch Touch-ID nutzen möchten. Ein sicheres Passwort enthält Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern und mindestens ein Sonderzeichen. Es sollte zudem keinen Bezug zu Ihrer Person haben, wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihr Geburtsdatum. Achten Sie bei der Erstellung einer PIN darauf, dass Sie verschiedene, nicht aufeinander folgende Ziffern wählen und es sich um Ziffern handelt, die nicht leicht erraten werden können, wie z. B. Ihr Geburtsdatum.

Bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte ausgespäht werden.

II     Verantwortlicher

Kommunale Versorgungskasse Darmstadt

Herr Direktor Taube

Hausanschrift:

Bartningstraße 55

64289 Darmstadt

Postanschrift:

Postfach 11 15 61

64230 Darmstadt

Telefon: 06151 706-0

Fax: 06151 706-200

E-Mail: vk@vk-darmstadt.de

www.vk-darmstadt.de

III    Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw. arbeitsvertraglicher Regelungen.

IV    Personenbezogene Daten

1.    Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN (alternativ: Face-ID, bzw. Touch-ID) werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des Nutzers werden im ISH (IBM Service Hub) der IBM gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit den Daten der uns als beihilfeberechtigte geführten Personen abgeglichen und aktualisiert.

2.    Identifikationsdaten:

Merkmale zur Identifikation des Nutzers: User ID, Beihilfe-App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID, Face-ID), TAN.

Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z. B. Zeitpunkt Belegeinreichung)

Starten der Beihilfe-App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der Beihilfe-App notwendig sind, gespeichert.

3.    Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und fotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an die Versorgungskasse übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die Beihilfe-App, sobald die Belege eingegangen sind.

4.    Beihilfebescheide und weitere Dokumente der Versorgungskasse

Mit Ausnahme der förmlich zuzustellenden Bescheide (z. B.: Widerspruchsbescheide) erhalten Sie sämtliche Bescheide und Dokumente über die Beihilfe-App und damit nicht mehr auf dem Postweg. Sie erhalten standardisiert eine Push-Benachrichtigung bei Bereitstellung eines Dokuments.

5.    Empfänger der Daten

Die Versorgungskasse hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der Beihilfe-App beauftragt. Empfänger der Daten ist die Versorgungskasse (Antrags- und Belegdaten) sowie die Nutzerin oder der Nutzer der Beihilfe-App (Bescheide und weitere Dokumente).

Die von Ihnen bzw. von der Versorgungskasse bereitgestellten Dokumente sind im IBM Service Hub (ISH) so verschlüsselt, dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.

Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können sie von diversen mobilen Endgeräten abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

6.    Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der elektronischen Akte der Versorgungskasse

Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 92 Abs. 2 Hessisches Beamtengesetz bzw. § 96 Abs. 2 und 3 Landesbeamtengesetz Rheinland-Pfalz.

7.    Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der Cloud

Auf die Berechtigten-Daten im ISH haben die Versorgungskasse und auch die IBM keinen Zugriff. Hier entscheiden Sie alleine über die Speicherdauer der Dokumente.

V     Betroffenenrechte

1.    Recht auf Löschung

Sie können sowohl die selbst übermittelten als auch die von der Versorgungskasse bereitgestellten und in der Cloud gespeicherten Dokumente jederzeit eigenhändig löschen.

Alternativ können Sie auch bei der Versorgungskasse die Löschung der Daten in der Cloud nach § 17 EU-DSGVO beantragen. In diesem Fall werden die im ISH gespeicherten Dokumente von der IBM auf Veranlassung der Versorgungskasse gelöscht.

2.    Weitere Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um weitere folgende Rechte:

Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)

Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO).

VI    Widerruf der Einwilligungserklärung

Die Nutzung der Beihilfe-App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen. Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von der Versorgungskasse gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die Versorgungskasse wird nach Eingang des Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die Versorgungskasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie die Beihilfe-App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VII   Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht die Möglichkeit, beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) eine Beschwerde einzulegen.

Postanschrift:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 31 63

65021 Wiesbaden

Internet:

https://www.datenschutz.hessen.de

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Versorgungskasse

Bei Fragen zum Datenschutz bzw. Datensicherheit können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten der Versorgungskasse Darmstadt (Herr Mücke, Bartningstraße 55, 64289 Darmstadt) wenden.