I. Grundsatz

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Beihilfe App.

Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu modifizieren und sie an
technische, organisatorische oder rechtliche Entwicklungen sowie Erweiterungen des Service-
Angebots anzupassen. Wir informieren Sie über Änderungen der Nutzungsbedingungen per
Push-Benachrichtigung. Im Falle einer weiteren Nutzung der App gehen wir davon aus, dass Sie
den aktualisieren Nutzungsbedingungen konkludent zugestimmt haben.

II. Datenschutz

Mit der Beihilfe App werden personen- und gesundheitsbezogene Daten übermittelt oder zur
Verfügung gestellt. Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie gegenüber
uns Ihre Einwilligung, dass die übermittelten Informationen datenschutzkonform genutzt werden.

Mehr zum Datenschutz rund um die App unter https://www.vak-sh.de/datenschutz/


III. Unsere Sicherheitsvorkehrungen

1. Login und Geräteregistrierung

Für den Login in die Beihilfe App verwenden Sie das von Ihnen vergebene Passwort (alternativ:
Touch-ID oder Face-ID) und die Transaktionsnummer (TAN). Die TAN lassen wir Ihnen im
Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der VAK-SH
hinterlegte Anschrift zukommen.

Bitte beachten Sie, dass die TAN zu Ihrer Sicherheit gerätebezogen ist. Falls Sie also die Beihilfe
App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN.
Auch diese lassen wir Ihnen automatisch zukommen, sobald Sie sich auf dem neuen oder
weiteren Gerät registrieren.

Ihre in Deutschland im Rechenzentrum des IBM Service Hub (im Folgenden: ISH) gespeicherten
Daten (siehe VI. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH) bleiben Ihnen auch bei dem
Wechsel oder der Nutzung eines weiteren bzw. anderen Endgeräts erhalten.

2. Verschlüsselung

Alle Daten sind mit einer 4096-Bit-Verschlüsselung geschützt.

3. Automatischer Logout bei Inaktivität

Bei der Beihilfe App erfolgt ein automatischer Logout, sollten Sie die App für einige Zeit nicht
nutzen oder diese im Hintergrund geöffnet halten. Dieser automatische Logout erfolgt nach 10
Minuten.

IV. Ihre Sicherheitsvorkehrungen

1. Schutz vor Zugriff durch Dritte

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass kein Dritter in den Besitz der Benutzerkennung, der TAN
und ggf. des Passworts gelangt. Haben Sie den Verdacht, dass jemandem insbesondere das
Passwort und bzw. oder die TAN unberechtigt bekannt sind oder diese unberechtigt verwendet
werden, setzen Sie sich unverzüglich mit uns per E-Mail an beihilfe@vak-sh.de oder telefonisch
unter (0431) 5701 – 183 in Verbindung. Wir sorgen dann zeitnah dafür, dass mit dem betroffenen

Gerät selbst mit Ihren Zugangsdaten kein Zugriff auf die App mehr möglich ist. In diesem Fall
müssen Sie sich erneut registrieren und erhalten für das betroffene Endgerät eine neue TAN.

Gleiches gilt bei dem Verlust eines Endgeräts, mit dem Sie die Beihilfe App nutzen.

Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch eine Verletzung vorstehender
Sorgfaltspflichten entstehen.

2. Manueller Logout

Wir empfehlen, dass Sie sich direkt nach Erledigung Ihres Anliegens stets manuell aus der
Beihilfe App ausloggen.

3. Aktualisierung des Betriebssystems

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem Ihres Endgeräts, damit es hinsichtlich der
Sicherheitsupgrades immer auf dem neuesten Stand ist.

V. Nutzungsumfang der App

1. Einreichen von Unterlagen

Mittels der Beihilfe App können neben Rechnungen, Rezepten, ärztlichen Verordnungen und
weiteren Belegen zur Erstattung (Antrag auf Zahlung einer Beihilfe) auch sämtliche weitere
Dokumente eingereicht werden.

Ein Antrag auf Zahlung einer Beihilfe kann demnach auch gestellt werden, wenn Änderungen in
den persönlichen Verhältnissen vorliegen oder eine (künftige und bereits feststehende) Änderung
mitgeteilt werden soll. In diesen Fällen reichen Sie einfach die entsprechenden Nachweise und
Dokumente idealerweise zusammen mit dem Antrag auf Zahlung einer Beihilfe per App ein.

2. Einreichung von Unterlagen bei Unfällen

Bei Unfällen kann der Bericht über ein schädigendes Ereignis, wenn er vollständig ausgefüllt und
unterschrieben ist, abfotografiert bzw. gescannt und per App eingereicht werden. (Hinweis: Der
Bericht über ein schädigendes Ereignis ist stets nach einem Unfall unaufgefordert einzureichen,
den Vordruck hierfür finden Sie unter https://www.vak-sh.de/die-vak/downloadbereich/#beihilfe-
-und--heilfuersorge

Zur Erstattung eingereichte unfallbezogene Rechnungen und Belege kennzeichnen Sie stets mit
einem deutlich sichtbaren U.

3. Versand von Beihilfebescheiden und weiteren Dokumenten

Mittels Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen willigen Sie ein, dass sämtliche
Bescheide und Dokumente per App bereitgestellt werden. Die gilt auch dann, wenn Sie sich
postalisch an die VAK-SH gewandt haben. Bescheide und Dokumente, die Ihnen kraft Gesetzes
förmlich zugestellt werden müssen, erhalten Sie bis auf weiteres stets auf dem Postweg. Hierzu
zählt etwa ein Widerspruchsbescheid.

Es besteht aus Gründen der Rechtssicherheit kein Anspruch auf zusätzliche Übermittlung eines
Bescheides oder eines sonstigen Dokuments auf dem Postweg, wenn und soweit Ihnen die VAK-
SH das Dokument erfolgreich über die App bereitgestellt hat.

4. Erhebung von Widersprüchen

Widersprüche können über die Beihilfe App eingereicht werden, wenn das den Widerspruch
erhebende Schreiben eigenhändig unterschrieben worden ist.

VI. Widerruf der Einwilligung in die elektronische Dokumentenübermittlung

Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen.
Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von der VAK-SH
gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die VAK-SH wird nach Eingang des
Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die
VAK-SH bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen,
wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VII. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH

Die von Ihnen über die Beihilfe App bei uns eingereichten und Ihnen von uns per App
übermittelten Dokumente werden verschlüsselt und grundsätzlich unbefristet im ISH gespeichert.

Die von Ihnen per App übermittelten und die von uns bereitgestellten Dokumente können von
Ihnen jederzeit im ISH gelöscht werden.

Hiervon unabhängig können Sie bei der VAK-SH die Löschung der im ISH gespeicherten
Dokumente beantragen.

VIII. Gewährleistung

Die Beihilfe App wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung für deren Richtigkeit,
Vollständigkeit oder deren Eignung für bestimmte Verwendungszwecke bereitgestellt.

Wir übernehmen keine Gewähr für Erreichbarkeit, technische Verwertbarkeit und
Schadsoftwarefreiheit der Beihilfe App, der Inhalte oder der übermittelten Daten. Die VAK S-H
haftet nicht für technisch bedingte Störungen auf Ihrem Endgerät oder Ausfälle der App. Dies gilt
auch hinsichtlich der Ausschlussfristen nach § 5 Abs. 3 BhVO SH i. V. m. § 80 Abs. 2 LBG SH
falls etwa infolge einer Störung ein Antrag per App nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt
werden kann.

IX. Verantwortliche Stelle und Betreiber der Beihilfe App

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK-SH)
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: (0431) 5701 – 0
E-Mail: info@vak-sh.de
Datum der Veröffentlichung: 23.10.2023