I. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe App ist mit einem sicheren
Verschlüsselungsverfahren (4096-Bit-Verschlüsselung) abgesichert. Um Risiken wie den
Missbrauch durch Dritte – z. B. durch Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger
Geräte, mit denen die App genutzt wird – einzuschränken, ist für den Login in die Beihilfe App
neben der Benutzerkennung das von der Nutzerin oder dem Nutzer vergebene Passwort und die
Transaktionsnummer (TAN), welche der Nutzerin oder dem Nutzer im Rahmen des
Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der VAK-SH-Beihilfekasse
hinterlegte Anschrift zugeschickt wird, notwendig. Anstelle eines Passworts können Sie auch die
Touch-ID oder die Face-ID verwenden.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls die Nutzerin oder
der Nutzer die Beihilfe App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigt sie
oder er also eine weitere TAN. Diese wird der Nutzerin oder dem Nutzer ebenso automatisch per
Briefpost übermittelt, sobald sie oder er sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registriert.

Zusätzlich empfehlen wir,

 eine Gerätesperre mittels eines Passwortes, PIN, Face-ID oder Touch-ID zu verwenden, damit

die Daten in der Beihilfe App vor dem automatischen Logout vor dem Zugriff durch Dritte
geschützt sind. Ein sicheres Passwort enthält Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern und
mindestens ein Sonderzeichen. Es sollte zudem keinen Bezug zu Ihrer Person haben, wie z.
B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihr Geburtsdatum. Achten Sie bei der Erstellung einer PIN
darauf, dass Sie verschiedene, nicht aufeinander folgende Ziffern wählen und es sich um
Ziffern handelt, die nicht leicht erraten werden können, wie z. B. Ihr Geburtsdatum.

 ein sicheres Passwort für die App zu verwenden, falls Sie weder Face-ID noch Touch-ID
nutzen möchten

 bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte
ausgespäht werden,

II. Verantwortlicher

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK-SH)
Geschäftsführer Herr Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: (0431) 5701 – 0
E-Mail: info@vak-sh.de

III. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von
Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw.
arbeitsvertraglicher Regelungen.

IV. Personenbezogene Daten

1. Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN (alternativ: Face-ID, bzw.
Touch-ID) werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des
Nutzers werden im ISH der IBM gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit
den Daten der uns als beihilfeberechtigte geführten Personen abgeglichen und aktualisiert.

 

2. Identifikationsdaten:
 Merkmale zur Identifikation des Nutzers (User ID, App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID,

Face-ID), TAN).
 Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung)
 Starten der App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der App notwendig sind, gespeichert.

3. Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich)
werden an die VAK-SH übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend
verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und
Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die App, wenn die Belege
eingegangen sind.

4. Beihilfebescheide und weitere Dokumente der VAK-SH

Mit Ausnahme der förmlich zuzustellenden Bescheide (z. B.: Widerspruchsbescheide) werden
der Nutzerin bzw. dem Nutzer der Beihilfe App sämtliche Bescheide und Dokumente über die
Beihilfe App und damit nicht mehr auf dem Postweg bekanntgegeben bzw. übermittelt. Die
Nutzerin oder der Nutzerin erhalten standardisiert eine Push-Benachrichtigung bei Bereitstellung
eines Dokuments.

5. Empfänger der Daten

Die VAK-SH hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der App beauftragt.
Empfänger der Daten ist die VAK-SH (Antrags- und Belegdaten) sowie die Nutzerin oder der
Nutzer der App (Bescheide und weitere Dokumente).

Die von den Nutzerinnen und Nutzern bzw. von der VAK-SH bereitgestellten Dokumente sind im
IBM Service Hub (ISH) so verschlüsselt, so dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.

Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können sie von diversen mobilen Endgeräten
abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-
Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

6. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der elektronischen Akte der VAK-SH

Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 91 Abs. 2 des
Gesetzes über die Beamtinnen und Beamten des Landes Schleswig-Holstein
(Landesbeamtengesetz - LBG SH).

7. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der Cloud

Auf die Berechtigten-Daten im ISH hat die VAK-SH und auch die IBM keinen Zugriff. Hier
entscheidet alleine die Nutzerin oder der Nutzer über die Speicherdauer der Dokumente.

V. Betroffenenrechte

1. Recht auf Löschung

Die Nutzerin oder der Nutzer können sowohl die selbst übermittelten als auch die von der VAK-
SH bereitgestellten und in der Cloud gespeicherten Dokumente jederzeit eigenhändig löschen.

Alternativ können die Nutzerinnen und Nutzer auch bei der VAK-SH die Löschung der Daten in
der Cloud nach Artikel 17 EU-DSGVO beantragen. In diesem Fall werden die im ISH
gespeicherten Dokumente von der IBM auf Veranlassung der VAK-SH gelöscht.

2. Weitere Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um weitere folgende Rechte:

 Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)
 Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)
 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)
 Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
 Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO).

VI. Widerruf der Einwilligungserklärung

Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen.
Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von der VAK-SH
gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die VAK-SH wird nach Eingang des
Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die
VAK-SH-Beihilfekasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen,
wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.


VII. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht die Möglichkeit, beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-
Holstein (ULD) eine Beschwerde einzulegen.

Postanschrift:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel

Internet:
https://www.datenschutzzentrum.de

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der VAK-SH
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an die Datenschutzbeauftragte der VAK-SH
wenden:

Frau Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: (0431) 5701 – 105
E-Mail: datenschutz@vak-sh.de