I. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe-App ist mit einem sicheren Verschlüsselungsverfahren (4096-Bit-Verschlüsselung) abgesichert. Um Risiken wie den Missbrauch durch Dritte – z. B. durch Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger Geräte, mit denen die Beihilfe-App genutzt wird – einzuschränken, ist für den Login in die Beihilfe- App neben der Benutzerkennung das von Ihnen vergebene Passwort und die Transaktionsnummer (TAN), welche Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre beim KVS hinterlegte Anschrift zugeschickt bekommen, notwendig. Anstelle eines Passworts können Sie auch die Touch-ID oder die Face-ID verwenden.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls Sie die Beihilfe-App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie also eine weitere TAN. Diese wird Ihnen ebenso automatisch per Briefpost übermittelt, sobald Sie sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registrieren.

Zusätzlich empfehlen wir,

• eine Gerätesperre mittels eines Passworts, PIN, Face-ID oder Touch-ID zu verwenden, damit die Daten in der Beihilfe-App vor dem automatischen Logout vor einem Zugriff durch Dritte geschützt sind. Ein sicheres Passwort enthält Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern und mindestens ein Sonderzeichen. Es sollte zudem keinen Bezug zu Ihrer Person haben, wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihr Geburtsdatum. Achten Sie bei der Erstellung einer PIN darauf, dass Sie verschiedene, nicht aufeinander folgende Ziffern wählen und es sich um Ziffern handelt, die nicht leicht erraten werden können, wie z. B. Ihr Geburtsdatum.
• ein sicheres Passwort für die Beihilfe-App zu verwenden, falls Sie weder Face-ID noch Touch-ID nutzen möchten,
• bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte ausgespäht werden.

II. Verantwortlicher

Kommunaler Versorgungsverband Sachsen
Marschnerstraße 37
01307 Dresden
Deutschland
E-Mail: info@kv-sachsen.de

III. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw. arbeitsvertraglicher Regelungen.

IV. Personenbezogene Daten

1. Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN (alternativ: Face-ID, bzw. Touch-ID) werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des Nutzers werden im Service Hub der IBM gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit den Daten der Beihilfeberechtigten des KVS abgeglichen und aktualisiert.

2. Identifikationsdaten:

• Merkmale zur Identifikation des Nutzers (User ID, App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID, Face-ID), TAN).
• Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung)
• Starten der Beihilfe-App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der Beihilfe-App notwendig sind, gespeichert.

3. Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an den KVS übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die Beihilfe-App, wenn die Belege eingegangen sind.

4. Beihilfebescheide und weitere Dokumente des KVS

Mit Ausnahme der förmlich zuzustellenden Bescheide (z. B. Widerspruchsbescheide) werden Ihnen sämtliche Bescheide und Dokumente über die Beihilfe-App und damit nicht mehr auf dem Postweg bekanntgegeben bzw. übermittelt. Sie erhalten standardisiert eine Push-Benachrichtigung bei Bereitstellung eines Dokuments.

5. Empfänger der Daten

Der KVS hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der Beihilfe-App beauftragt. Empfänger der Daten sind der KVS (Antrags- und Belegdaten) und Sie (Bescheide und weitere Dokumente).

Die von Ihnen bzw. vom KVS bereitgestellten Dokumente sind im IBM Service Hub (ISH) so verschlüsselt, dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.

Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können sie von diversen mobilen Endgeräten abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

Im Hinblick auf die Datenverarbeitung kooperiert der KVS mit seinen Partnerkassen dem Kommunaler Versorgungsverband Baden-Württemberg und den Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe.

6. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der elektronischen Akte des KVS

Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 117 Abs. 2 Satz 1 des Sächsischen Beamtengesetzes (SächsBG).

7. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der Cloud

Auf die Berechtigten-Daten im ISH haben der KVS und auch die IBM keinen Zugriff. Hier entscheiden alleine Sie über die Speicherdauer der Dokumente.

V. Betroffenenrechte

1. Recht auf Löschung

Sie können sowohl die selbst übermittelten als auch die vom KVS bereitgestellten und in der Cloud gespeicherten Dokumente jederzeit eigenhändig löschen.

Alternativ können Sie auch beim KVS die Löschung der Daten in der Cloud nach Artikel 17 EU-DSGVO beantragen. In diesem Fall werden die im ISH gespeicherten Dokumente und Daten von der IBM auf Veranlassung des KVS gelöscht.

2. Weitere Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um weitere folgende Rechte:

• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO).

VI. Widerruf der Einwilligungserklärung

Die elektronische Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten und damit die Nutzung der Beihilfe-App kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. Den Widerruf richten Sie an die unter II. genannte Adresse. Nach Eingang des Widerrufs wird der Account für die Antragstellung vom KVS gesperrt.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch den KVS wird nach Eingang des Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch den KVS bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen um die Beihilfe-App wieder (vollständig) nutzen zu können. Sie erhalten dazu eine neue TAN per Post.

VII. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht die Möglichkeit bei der Sächsischen Datenschutzbeauftragten (www.saechsdsb.de) eine Beschwerde einzulegen.

Weitere Informationen zum Datenschutz beim KVS

Bei Fragen zum Datenschutz bzw. zur Datensicherheit können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten des KVS (Kontaktdaten entnehmen Sie der Homepage www.kv-sachsen.de) wenden.