I. Grundsatz

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Beihilfe App.

Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu modifizieren und sie an technische,
organisatorische oder rechtliche Entwicklungen sowie Erweiterungen des Service-Angebots anzupassen.
Wir informieren Sie über Änderungen der Nutzungsbedingungen per Push-Benachrichtigung. Im Falle
einer weiteren Nutzung der App gehen wir davon aus, dass Sie den aktualisieren Nutzungsbedingungen
konkludent zugestimmt haben.

II. Datenschutz

Mit der Beihilfe App werden personen- und gesundheitsbezogene Daten übermittelt oder zur Verfügung
gestellt. Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie gegenüber uns Ihre Einwilligung,
dass die übermittelten Informationen datenschutzkonform genutzt werden.

Mehr zum Datenschutz rund um die App unter https://www.kvk-kassel.de/de/datenschutz

III. Unsere Sicherheitsvorkehrungen

1. Login und Geräteregistrierung

Für den Login in die Beihilfe App verwenden Sie das von Ihnen vergebene Passwort (alternativ: Touch-ID
oder Face-ID) und die Transaktionsnummer (TAN). Die TAN lassen wir Ihnen im Rahmen des
Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre bei der Beihilfekasse hinterlegte Anschrift
zukommen.

Bitte beachten Sie, dass die TAN zu Ihrer Sicherheit gerätebezogen ist. Falls Sie also die Beihilfe App mit
einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN. Auch diese lassen
wir Ihnen automatisch zukommen, sobald Sie sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registrieren.

Ihre in Deutschland im Rechenzentrum des IBM Service Hub (im Folgenden: ISH) gespeicherten Daten
(siehe VI. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH) bleiben Ihnen auch bei dem Wechsel oder der
Nutzung eines weiteren bzw. anderen Endgeräts erhalten.

2. Verschlüsselung

Alle Daten sind mit einer 4096-Bit-Verschlüsselung geschützt.

3. Automatischer Logout bei Inaktivität

Bei der Beihilfe App erfolgt ein automatischer Logout, sollten Sie die App für einige Zeit nicht nutzen oder
diese im Hintergrund geöffnet halten. Dieser automatische Logout erfolgt nach 10 Minuten.

IV. Ihre Sicherheitsvorkehrungen

1. Schutz vor Zugriff durch Dritte

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass kein Dritter in den Besitz der Benutzerkennung, der TAN und ggf.
des Passworts gelangt.

Haben Sie den Verdacht, dass jemandem insbesondere das Passwort und bzw. oder die TAN unberechtigt
bekannt sind oder diese unberechtigt verwendet werden, setzen Sie sich unverzüglich mit uns per E-Mail
an support@meine-beihilfe.app in Verbindung.

Wir sorgen dann zeitnah dafür, dass mit dem betroffenen Gerät selbst mit Ihren Zugangsdaten kein Zugriff
auf die App mehr möglich ist. In diesem Fall müssen Sie sich erneut registrieren und erhalten für das
betroffene Endgerät eine neue TAN.

Gleiches gilt bei dem Verlust eines Endgeräts, mit dem Sie die Beihilfe App nutzen.

Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch eine Verletzung vorstehender Sorgfaltspflichten
entstehen.

2. Manueller Logout

Wir empfehlen, dass Sie sich direkt nach Erledigung Ihres Anliegens stets manuell aus der Beihilfe App
ausloggen.

3. Aktualisierung des Betriebssystems

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem Ihres Endgeräts, damit es hinsichtlich der
Sicherheitsupgrades immer auf dem neuesten Stand ist.

V. Nutzungsumfang der App

1. Einreichen von Unterlagen

Mittels der Beihilfe App können neben Rechnungen, Rezepten, ärztlichen Verordnungen und weiteren
Belegen zur Erstattung (Antrag auf Zahlung einer Beihilfe) auch sämtliche weitere Dokumente eingereicht
werden.

Ein Antrag auf Zahlung einer Beihilfe kann demnach auch gestellt werden, wenn Änderungen in den
persönlichen Verhältnissen vorliegen oder eine (künftige und bereits feststehende) Änderung mitgeteilt
werden soll. In diesen Fällen fotografieren Sie bitte Ihre schriftliche Erklärung ab und fügen ggf.
entsprechende Nachweise bei. Zur Vermeidung von Rückfragen können Sie im Vordruck „Antrag auf
Beihilfe“ Ihre geänderten Daten eintragen und ihn dem App-Antrag beifügen. Sofern Sie keine
Änderungen angegeben haben, bestätigen Sie durch die Nutzung der App ausdrücklich, dass Ihre
persönlichen Verhältnisse unverändert geblieben sind.

Reichen Sie bitte Ihren Schriftverkehr, z. B. Anfragen, Bescheinigungen, Heil- und Kostenpläne, getrennt
von Ihrem Beihilfeantrag ein, damit die Dokumente bei uns korrekt zugeordnet werden und eine zeitnahe
Bearbeitung gewährleistet werden kann.

Für die Beantragung der u. g. Aufwendungen oder Änderungsmitteilungen füllen Sie bitte den jeweiligen
Vordruck aus, fotografieren diesen oder laden ihn direkt in die App. Auf diesem Wege übermitteln Sie uns
die erforderlichen Angaben.
 

• Zur Beantragung einer Abschlagszahlung für eine zu erwartende Beihilfe bei
• stationärer Krankenhausbehandlung verwenden Sie den Vordruck "Antrag auf Abschlagszahlung

bei stationärem Aufenthalt“.
• Für die Abgabe einer Vollmachtserklärung füllen Sie den Vordruck „Vollmachtserklärung“ aus.
• Bei der erstmaligen Beantragung einer stationären Pflege, reichen Sie bitte das Formular

„Erklärung zum Einkommen bei stationärer Pflege“ zusammen mit dem Anerkennungsbescheid
der Pflegekasse bei uns ein.

2. Einreichung von Unterlagen bei Unfällen

Bei Unfällen ist die Nummer 14 auf der Seite 4 des Antrags auf Beihilfe vollständig auszufüllen und
gemeinsam mit einer Unfallschilderung, sowie den betreffenden Belegen einzureichen.

Zur Erstattung eingereichte unfallbezogene Rechnungen und Belege kennzeichnen Sie stets mit einem
deutlich sichtbaren „U“.

3. Versand von Beihilfebescheiden und weiteren Dokumenten

Mittels Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen willigen Sie ein, dass sämtliche Bescheide und
Dokumente per App bereitgestellt werden. Die gilt auch dann, wenn Sie sich postalisch an die BVK
Beihilfekasse gewandt haben. Bescheide und Dokumente, die Ihnen kraft Gesetzes förmlich zugestellt
werden müssen, erhalten Sie bis auf weiteres stets auf dem Postweg. Hierzu zählt etwa ein
Widerspruchsbescheid.

Es besteht aus Gründen der Rechtssicherheit kein Anspruch auf zusätzliche Übermittlung eines
Bescheides oder eines sonstigen Dokuments auf dem Postweg, wenn und soweit Ihnen die BVK
Beihilfekasse das Dokument erfolgreich über die App bereitgestellt hat.

4. Erhebung von Widersprüchen

Widersprüche können nicht über die Beihilfe App eingereicht werden. Dies gilt auch dann, wenn die BVK
Beihilfekasse selbst Adressat des Widerspruchs ist. Widersprüche, die über die Beihilfe-App eingereicht
werden, entsprechen nicht der gesetzlich erforderlichen Schriftform und wahren nicht die
Widerspruchsfrist. Auch ein eigenhändig unterschriebener Widerspruch erfüllt nicht die gesetzlich
erforderliche Schriftform, wenn dieser als Foto oder PDF-Dokument über die Beihilfe-App eingereicht
wird.

Welche Möglichkeiten bestehen, einen Widerspruch fristwahrend einzureichen, entnehmen Sie bitte der
Rechtsbehelfsbelehrung des Beihilfebescheids.

VI. Widerruf der Einwilligung in die elektronische Dokumentenübermittlung

Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen. Nach
Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von den KVK gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die KVK wird nach Eingang des Widerrufs
unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die KVK
Beihilfekasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie
die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VII. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH

Die von Ihnen über die Beihilfe App bei uns eingereichten und Ihnen von uns per App übermittelten
Dokumente werden verschlüsselt und grds. unbefristet im ISH gespeichert.

Die von Ihnen per App übermittelten und die von uns bereitgestellten Dokumente können von Ihnen
jederzeit im ISH gelöscht werden.

Hiervon unabhängig können Sie bei den KVK die Löschung der im ISH gespeicherten Dokumente
beantragen.

VIII. Gewährleistung

Die Beihilfe App wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder
deren Eignung für bestimmte Verwendungszwecke bereitgestellt.

Wir übernehmen keine Gewähr für Erreichbarkeit, technische Verwertbarkeit und Schadsoftwarefreiheit
der Beihilfe App, der Inhalte oder der übermittelten Daten. Die BVK haftet nicht für technisch bedingte
Störungen auf Ihrem Endgerät oder Ausfälle der App. Dies gilt auch hinsichtlich der Einhaltung der
Ausschlussfristen nach § 17 Abs. 9 der Hessischen Beihilfenverordnung (HBeihVO), falls etwa infolge einer
Störung ein Antrag per App nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt werden kann.

IX. Verantwortliche Stelle und Betreiber der Beihilfe App

Beamtenversorgungskasse Kurhessen-Waldeck
Kölnische Str. 42
34117 Kassel
Telefon: 0561 97966-464
Fax: 0561 97966-567
E-Mail: beihilfe@kvk-kassel.de
Datum der Veröffentlichung: 23.10.2023